Wer Kartenzahlung einführt, stößt sofort auf zwei völlig getrennte Rechtsgebiete, die im Gespräch fast immer vermischt werden. Das Kassenrecht — Abgabenordnung, Kassensicherungsverordnung, Belegausgabe, Meldepflicht — betrifft die Aufzeichnung Ihrer Umsätze und damit Ihre Kasse. Das Zahlungsverkehrsrecht betrifft die Zahlung selbst: Autorisierung, starke Kundenauthentifizierung, Kartengebühren, Datenschutz. Das Kartenterminal steht im zweiten Gebiet, nicht im ersten.

Diese Trennung ist keine Spitzfindigkeit, sondern entscheidet über Anschaffungskosten. Ein Bäcker, der glaubt, sein neues Terminal löse eine TSE-Pflicht aus, kauft im Zweifel eine Kassenlösung, die er gar nicht braucht. Ein Gastronom, der umgekehrt annimmt, sein SmartPOS-Gerät mit Tischverwaltung sei ja "nur ein Terminal", übersieht eine Pflicht, die schon längst gilt. Beides passiert regelmäßig.

Die Faustregel lautet: Nicht die Kartenzahlung löst das Kassenrecht aus, sondern die Frage, ob ein Gerät Geschäftsvorfälle aufzeichnet. Ein Gerät, das ausschließlich Beträge kassiert und einen Zahlungsbeleg druckt, zeichnet keine Geschäftsvorfälle im Sinne der Abgabenordnung auf. Ein Gerät, das weiß, dass drei Brötchen und ein Kaffee verkauft wurden, tut es sehr wohl.

In aller Regel: nein. Ein reines Kartenterminal ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der Kassensicherungsverordnung. Es kennt weder Artikel noch Steuersätze, es bekommt einen Betrag genannt, holt die Freigabe der kartenausgebenden Bank ein und druckt einen Zahlungsbeleg. Für dieses Gerät gibt es keine TSE-Pflicht, keine Belegausgabepflicht nach Kassenrecht und keine Kassenmeldung.

Die Grenze verschiebt sich in dem Moment, in dem das Gerät Kassenfunktionen übernimmt. Ein SmartPOS-Gerät mit Artikelverwaltung, Bonierung, getrennten Steuersätzen und Tagesabschluss ist funktional eine Kasse — dass es zusätzlich Karten liest, ändert daran nichts. Damit gelten TSE-Pflicht, Belegausgabepflicht und Meldepflicht in vollem Umfang. Entscheidend ist nicht das Gehäuse, sondern die Software darauf.

Für Anbieter ist das kein weiches Thema. Wer gewerbsmäßig ein Kassensystem oder eine Kassensoftware bewirbt oder in den Verkehr bringt, die den Anforderungen des § 146a AO nicht genügt, verwirklicht selbst einen Bußgeldtatbestand. Ein seriöser Anbieter wird Ihnen deshalb nie eine Kassen-App ohne zertifizierte TSE andrehen — und wenn doch, ist das ein Warnsignal, das Sie ernst nehmen sollten.

Das Terminal druckt nach jeder Kartenzahlung einen Zahlungsbeleg, oft in zwei Ausfertigungen: Händlerbeleg und Kundenbeleg. Darauf stehen Terminal-Kennung, Trace-Nummer, Genehmigungsnummer, Kartenart und Betrag. Dieser Beleg dokumentiert, dass eine Zahlung autorisiert wurde. Er dokumentiert nicht, was verkauft wurde — und genau das verlangt das Kassenrecht.

Der Zahlungsbeleg ersetzt den Kassenbeleg deshalb nicht. Wer eine elektronische Kasse einsetzt, braucht beide Dokumente. In der Praxis werden sie häufig auf einen Bon zusammengeführt, wenn Kasse und Terminal angebunden sind — das ist zulässig, solange sämtliche Pflichtangaben beider Welten enthalten sind. Getrennte Geräte drucken getrennte Belege, und dann müssen Sie beide aufbewahren.

Praktisch relevant wird das bei Reklamationen und in der Prüfung. Wenn ein Gast behauptet, doppelt belastet worden zu sein, brauchen Sie den Zahlungsbeleg mit der Trace-Nummer, um den Vorgang beim Netzbetreiber zu finden. Wenn ein Prüfer wissen will, was an diesem Abend über den Tresen ging, braucht er den Kassenbeleg. Zwei Fragen, zwei Dokumente.

Kartenumsätze sind Buchungsbelege wie jeder andere Geschäftsvorfall. Damit gelten die GoBD: Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein. Unveränderbar heißt nicht, dass nichts korrigiert werden darf — es heißt, dass eine Korrektur als Korrektur erkennbar bleiben muss. Ein nachträglich überschriebener Betrag ohne Spur ist der klassische GoBD-Verstoß.

Verpflichtend ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Darin beschreiben Sie, wie ein Beleg bei Ihnen entsteht, welche Systeme beteiligt sind, wer welche Rechte hat und wie archiviert wird. Für eine Werkstatt mit Auftragsannahme, Kasse und Terminal sind das wenige Seiten — aber sie müssen existieren, und sie müssen so lange aufbewahrt werden wie die Unterlagen, für die sie gilt.

Für Kartenumsätze bedeutet das ganz praktisch: Ihr Transaktionsarchiv muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist erreichbar bleiben — auch dann, wenn Sie den Anbieter gewechselt haben. Fragen Sie vor Vertragsschluss, in welchem Format Sie Ihre Transaktionsdaten exportieren können und wie lange sie nach Vertragsende noch verfügbar sind. Ein Portal, das beim Abschied dunkel wird, ist ein Risiko, das erst Jahre später auffällt.

Amtsträger der Finanzbehörde dürfen ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäftszeiten Geschäftsräume betreten, um Kassenaufzeichnungen und deren ordnungsgemäßen Einsatz zu prüfen. Auf Verlangen sind Unterlagen vorzulegen und Auskünfte zu erteilen; bei digitalen Daten kann die Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangt werden. Die Kosten dafür trägt der Steuerpflichtige.

Wenn die Feststellungen dazu Anlass geben, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden — der Übergang erfolgt schriftlich. Aus einem halbstündigen Blick in die Kasse wird dann eine Betriebsprüfung. Das ist der Grund, warum sich Ordnung an dieser Stelle auszahlt: Ein sauberer Datenexport auf Knopfdruck beendet den Termin, ein Stapel Zettel verlängert ihn.

Als Steuergefährdung mit Bußgeld bedroht ist unter anderem, wer ein Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig verwendet, es nicht oder nicht richtig durch eine TSE schützt oder gewerbsmäßig ein solches System beziehungsweise eine entsprechende Software bewirbt oder in den Verkehr bringt. Der Bußgeldrahmen reicht bis zu 25.000 Euro. Schwerer wiegt in der Praxis meist die Folge daneben: Wenn die Aufzeichnungen formell nicht überzeugen, rückt eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen in Reichweite.

Für den Großteil des Alltagsgeschäfts lautet die Antwort nein. Eine Vereinbarung, mit der ein Kunde verpflichtet wird, ein Entgelt für die Nutzung einer SEPA-Lastschrift, einer SEPA-Überweisung oder einer Zahlungskarte zu entrichten, ist unwirksam. Bei Lastschrift und Überweisung gilt das umfassend, auch zwischen Unternehmen. Bei Zahlungskarten greift das Verbot im Verhältnis zu Verbrauchern, soweit die europäischen Regeln über Interbankenentgelte anwendbar sind — und das sind sie für girocard sowie für Debit- und Kreditkarten von Verbrauchern in den großen Vier-Parteien-Systemen.

Es gibt Karten außerhalb dieses Verbots. Firmenkarten und die Karten sogenannter Drei-Parteien-Systeme, bei denen der Herausgeber zugleich Akzeptanzpartner ist, fallen nicht unter die Deckelung der Interbankenentgelte und damit auch nicht unter den Verweis in § 270a BGB. Wer daraus schließt, bei diesen Karten sei ein Aufschlag frei gestaltbar, übersieht die zweite Schranke: Gegenüber Verbrauchern ist ein Entgelt für ein bestimmtes Zahlungsmittel auch dann unwirksam, wenn keine gängige und zumutbare unentgeltliche Alternative besteht oder wenn das Entgelt über die tatsächlich entstehenden Kosten hinausgeht.

Praktisch bleibt davon wenig übrig. Ein pauschaler Kartenzuschlag von 50 Cent ist fast immer angreifbar, weil er die tatsächlichen Kosten nicht abbildet und sie auch nicht kartengenau abbildet. Wer die Kosten der Kartenakzeptanz senken will, muss deshalb an der Einkaufsseite ansetzen: an der Entgeltstruktur, an der Kartenmischung, an der Frage, ob teure Kartenarten überhaupt angenommen werden müssen. Genau das ist das Gespräch, das wir mit Ihnen führen.

Die Angaben auf dieser Seite geben den Rechtsstand vom 1. August 2026 wieder. Das Kassenrecht ist derzeit in Bewegung: Ein Vorhaben zur Registrierkassenpflicht und eine Änderung der Kassensicherungsverordnung sind angekündigt, aber nicht in Kraft. Angekündigte Regelungen kennzeichnen wir ausdrücklich als Vorhaben.

Diese Darstellung ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob und in welchem Umfang die genannten Pflichten in Ihrem Betrieb gelten, hängt von Ihrer konkreten Aufstellung ab. Sprechen Sie darüber mit Ihrer Steuerberatung — sie kennt Ihre Zahlen, wir kennen die Technik.